返回学校首页 | 站内检索 | 设为首页 | 加入收藏
行政文件 当前位置:首页 > >行政文件
东北林业大学合同管理办法 发布时间: 2017年7月25日

第一章 总  则

第一条 为规范学校合同管理,防范合同风险,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国高等教育法》等法律、法规、规章和《东北林业大学章程》的规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称合同,是指学校作为一方当事人与自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止权利义务关系所订立的协议,包括学校所属的职能部门、教学科研单位、教辅直属单位以及其他不具有独立法人资格的单位,在授权范围内,以学校名义对外订立的合同、协议、意向书及其他具有合同性质的法律文书。

第三条 聘用、劳动合同和科研合同的管理不适用本办法,分别由学校人事部门、科研部门统一审核和管理。

第四条 学校所属的职能部门、教学科研单位、教辅直属单位、其他不具有独立法人资格的单位及个人,均不得以所在部门或者单位的、内人时清结的计、政策审核,分别名义对外签订合同;未经学校授权,均不得以学校名义对外签订合同,也不得对外出具承诺函、担保函、答复函等设定学校义务、放弃学校权利或者其他关系学校权益的书面或者电子文件。

第五条 根据合同的性质、标的额大小、与学校利害关系程度,学校将合同分为小微合同、一般合同和重大合同,实行不同的管理机制。具体范围如下:

(一)小微合同包括标的额不满10万元的合同;

(二)一般合同包括标的额10万元以上、不满50万元的合同,没有标的额或者标的额不满10万元但可能对学校权益有较大影响的合同;

(三)重大合同包括标的额50万元以上的合同,没有标的额或者标的额不满50万元但可能对学校权益有重大影响的合同,以及学校认为应按重大合同进行管理的其他合同。

第六条 学校合同管理实行统一授权、归口管理、分工负责、全程监控的工作机制。

第七条 学校合同管理坚持合法合规、诚实信用、防控风险、兼顾效率的原则。

第二章 合同的管理机制

第八条 学校合同由综合管理部门、合同承办单位根据各自的权限和职责进行管理。

第九条 合同的综合管理部门是学校政策法规部门,行使合同综合管理职能。主要职责包括:

(一)建立健全学校合同管理的基本制度;

(二)负责对学校合同进行法律审查,提出法律意见,提示法律风险;

(三)负责学校合同管理的法律顾问工作,为校内各单位处理合同事务提供必要的法律咨询服务;

(四)根据学校安排,承办或者参与关系学校重大利益的合同的洽谈、起草、订立等工作;

(五)根据学校授权,参与处理合同纠纷;

(六)负责监督学校合同的管理,对学校合同进行备案,建立合同管理数据库;

(七)负责制定、审核学校有关业务的合同范本。

第十条 合同承办单位是指学校基于部门职责分工和工作需要进行授权,在授权范围内,负责承办合同的起草、送审、签订、履行、备案及存档等工作的职能部门或者校内其他单位。主要职责包括:

(一)根据工作需要,制定专项合同管理办法和合同范本;

(二)负责合同的可行性论证及合同标的真实性审查;

(三)负责审查合同对方当事人的主体资格、代理权限、经营资质、信用状况、财务状况、业绩表现、履约能力等;

(四)负责合同的洽谈、起草和签订,对合同条款进行合法性和合理性审查,确认合同款项有相应的经费来源和经费支出预算;

(五)对正式签订前需经审查的合同,负责将起草的合同按照本办法的规定提交审核;

(六)法律、行政法规对合同的成立、生效有明确规定的,负责办理合同的批准、登记等手续。

(七)收集、保管合同洽谈、签订、履行等过程中形成的有关材料,做好合同登记、备案、存档及其他合同事务。

(八)负责具体执行所承办的合同,跟踪掌握合同履行情况,发现问题及时上报学校,并采取有效措施防止损失发生或者扩大,处理合同纠纷。

第十一条 学校根据业务类别和部门职责,授权以下部门作为合同承办单位:

(一)学校办公室负责校地、校企、与兄弟院校等组织之间的合作办学、学校标识管理等合同的管理;

(二)教务部门负责本科人才培养项目、教学实习基地等合同的管理;

(三)科研部门负责科研合同、技术合同的管理;

(四)研究生院负责研究生培养项目、研究生教学就业实习基地等合同的管理;

(五)人事部门负责聘用、劳动等合同的管理;

(六)招生就业部门负责本科招生项目、本科生就业实习基地等合同的管理;

(七)招标部门负责招标与政府采购项目合同的管理;

(八)资产部门负责房产租赁、校园维修、资产使用和处置、供水供电供暖、后勤服务等合同的管理;

(九)基建部门负责建设工程勘察、设计、咨询、施工、监理等合同的管理;

(十)审计部门负责审计合同的管理;

    (十一)国际合作部门负责对外合作交流合同的管理;

(十二)国际交流学院负责留学生项目合同的管理;

(十三)校友工作部门负责校友等社会捐赠合同的管理;

(十四)继续教育学院负责继续教育培训、继续教育合作办学等合同的管理;

(十五)凡经学校招标部门统一招标或者政府采购的,均由招标部门负责本办法第十条第(二)项至第(七)项规定的事务,合同业务涉及的职能部门负责合同履行等事务。

其他未列入以上承办范围的合同,由学校根据合同性质和部门职责,授权并确定合同承办单位。

第十二条 学校所属具有独立法人资格的企业等产业单位以自己的名义对外订立合同的,由学校资产经营有限公司参照本办法负责合同的审查、监督和管理,确保维护学校权益。

第十三条 合同主要内容涉及两个或者两个以上承办单位的,根据合同性质或者主要内容确定合同承办单位;仍不能确定的,由学校指定合同承办单位,其他相关部门应予以协助和配合。

第三章 合同订立的一般规定

第十四条 合同的订立应遵循洽谈、起草、审查、签字、盖章的程序,相关部门应按照本办法规定的程序进行。

第十五条 合同应当事前订立,不得事后补签。

第十六条 除即时清结的2万元以下的小额采购业务以外,均应当采用书面形式订立合同。

第十七条 合同经过审核通过后,合同承办单位持《东北林业大学合同审核表》以及审核确定后的正式合同文本,按照本办法的规定签字,加盖专项合同专用章或者学校公章。

第十八条 合同条款的语言应准确、严谨、简练。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款进行解释,涉及数字时应注明是否包含本数,涉及金额的数字应同时注明大写和币种。

第十九条 合同内容应当合法、完备、具体、严密,如实、准确反映合同各方的意思表示,除法律规定或者按合同性质必须具备的条款外,还可根据具体情况约定其他条款。一般应包括以下条款:

(一)当事人的名称、住所,法定代表人姓名、职务,委托代理人姓名、职务,联系方式;

(二)标的(包括种类、数量、质量等要求);

(三)价款及付款方式;

(四)履行期限、进度要求、地点和方式;

(五)验收标准及方法;

(六)违约责任(包括违约金或者赔偿金的计算方法等);

(七)解决争议的方法;

(八)合同签订的时间和地点;

(九)其他根据合同实际情况应当具备的条款,包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、知识产权的归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等。

第二十条 合同条款中关于付款方式的约定,对于学校是付款方的,除学校允许外,一般约定采用分期或者按进度付款的方式。

第二十一条 合同条款中关于合同争议解决方式的约定,一般约定由双方协商解决,协商不成的,向学校所在地法院起诉。

第二十二条 为规范合同格式,合同承办单位可结合部门职责,根据工作需要制定专项合同范本,并报送政策法规部门审核和备案。

第二十三条 国家、行业或者学校有合同范本的,应当采用合同范本,不得删除或者修改合同范本中有利于维护学校权益的条款。没有合同范本的,合同承办单位应确保合同内容最大限度维护学校权益。

第二十四条 采用格式合同的,填写合同不得留空,对于经协商未达成一致的条款,应当删除或者填写“无”。

合同的末页应当载有合同正文条款,并在正文结束之处标明“下无正文”字样。如合同末页无正文条款的,则应标明“此页无正文,为某合同签字盖章页”字样,以示末页仅为签字盖章页。

第二十五条 对于合同涉及“三重一大”决策事项的,必须按照学校“三重一大”决策制度的规定,经学校党委常委会讨论通过后,再签订合同。

第二十六条 根据法律规定,属于招标或者政府采购范围的项目,必须在履行规定的招标或者政府采购程序后,再签订合同。

第二十七条 已经签订的合同在执行过程中发生超过合同约定范围的事项,合同承办单位应按照主合同签订的审批程序及职责权限签订补充合同。未签订补充合同的,不得执行。

  第四章 合同的审查

第二十八条 对于小微合同,由合同承办单位自行审查后即可签订。

对于一般合同和重大合同,应按照本办法本章的规定进行审查后再签订。

第二十九条 合同审查部门包括财务、审计等联审部门,以及进行法律审查的政策法规部门。

第三十条 合同审查的程序包括合同承办单位的基础审查,财务、审计等部门的联审,政策法规部门的法律审查。具体程序如下:

(一)合同承办单位负责对另一方当事人的资质(包括但不限于主体资格、代理权限、经营范围、资信状况、履约能力等)和合同基本条款,以及与招标文件或者谈判的一致性、可行性、必要性、效益性、风险性等各方面的基础业务进行认真审核,填写《东北林业大学合同审核表》。

(二)合同内容涉及财务资金的,合同承办单位应将《东北林业大学合同审核表》、合同草案及相关资料报送财务部门,财务部门应对有关事项进行联审,并提出明确的书面联审意见及建议。

(三)对标的额为1000万元以上的基建工程、200万元以上的修缮工程的合同,在报送财务部门审核后,合同承办单位应将《东北林业大学合同审核表》、合同草案及相关资料报送审计部门审查,其他涉及学校重大利益的合同,学校认为有必要的,也应报送审计部门审查。

(四)经过合同承办单位基础审核和财务、审计等部门联审后,合同承办单位应将《东北林业大学合同审核表》、修改后的合同草案及相关资料报送政策法规部门,政策法规部门会同学校法律顾问,对合同进行合法性、规范性和严谨性等方面的法律审查,并提出明确的书面审核意见及建议。

第三十一条 对于下列一般或者重大合同,由合同承办单位自行审查后即可签订:

(一)对学校不附加任何义务的捐赠合同;

(二)对学校统一招标或者政府采购的项目,按照招标文件、中标人的投标文件和中标人签订的招标合同,按照采购文件确定的事项和供应商签订的采购合同;

(三)对于严格采用国家、行业或者学校的合同范本,在合同范本基础上未作放弃学校权利、增设学校义务及其他有损学校权益等修改的合同。

第三十二条 合同承办单位在报送审查时,一般应为合同审查部门预留五个工作日的审核时间,对法律顾问的审核时间不计算在内。合同审查部门自接到《东北林业大学合同审核表》等合同审核的全部资料之日起,应在上述时间内给予回复,需调查核实有关事项等特殊情况的,可适当延长审核时间。

第三十三条 合同承办单位应按照合同审查部门的审核意见对合同草案进行修改。

第三十四条 合同承办单位对审核意见有异议,并与合同审查部门协商未达成一致的,由合同承办单位、合同审查部门上报校长,由校长或者学校决策会议决定。

第三十五条 对影响重大、标的额大、专业性强、法律关系复杂的合同,合同承办单位应会同财务、监察、审计、法规等部门和法律顾问、专家顾问开展合同咨询论证、合同洽谈、合同审核等工作。

第三十六条 合同承办单位对经过合同审查部门审查无异议的,最后将修改后的合同草案和《东北林业大学合同审核表》提请学校领导或者学校决策会议签署意见。具体权限如下:

(一)对一般合同和标的额不满500万元的重大合同,由分管校领导签署意见;

(二)对标的额为500万元以上的重大合同和其他重大合同,由分管校领导和校长签署意见;

(三)对与学校有重大利害关系的合同,经校长提议,由学校决策会议决定并由校长签署意见。

第三十七条 合同文本已通过审核,但在签订前有变动的,应重新进行合同审核。

第三十八条 学校帽儿山实验林场、凉水实验林场、黑龙江漠河森林生态系统国家定位观测研究站等,不得以自己的名义对外签订合同。如需签订合同,应作为合同承办单位按照本办法的规定进行审查后,以学校的名义签订合同。

黑龙江省东北林业大学教育发展基金会具有独立法人资格,因接受捐赠签订对学校附加义务的合同,需按照本办法的规定进行审查后,以自己的名义签订合同。

第三十九条 合同承办单位不得以化整为零或者其他方式规避审查。

第五章 合同的签字和用章

第四十条学校对合同的签字实行委托授权制。具体权限如下:

(一)对小微合同,合同承办单位的行政负责人或者项目负责人作为委托代理人,代表学校签字;

(二)对一般合同,合同承办单位的行政负责人作为委托代理人,代表学校签字;

(三)对标的额不满500万元的重大合同,合同承办单位的分管校领导作为委托代理人,代表学校签字;

(四)对标的额为500万元以上的重大合同和其他重大合同,由法定代表人(校长)代表学校签字;

上述合同如由其他人作为委托代理人代表学校签字的,必须由学校法定代表人(校长)书面授权委托。

第四十一条 学校根据合同业务类别和部门职责,授权人事部门、科研部门、招标部门、资产部门分别配备管理“东北林业大学劳动合同专用章”“东北林业大学科研合同专用章”“东北林业大学招标与采购合同专用章”“东北林业大学资产与后勤合同专用章”,授权书需校长签字,并加盖学校公章,由学校办公室和档案馆存档备案。

第四十二条 合同承办单位按照本办法第四十条的规定签字完毕的,分别按以下方式加盖公章:

(一)已获授权使用专项合同专用章的,加盖对应的专项合同专用章;

(二)其他未获授权使用专项合同专用章的,一律加盖学校公章。

第四十三条 学校各类合同的签订,应由双方当事人同时签字盖章。不能同时签字盖章的,原则上应由对方当事人在正式合同文本上先签字盖章,学校合同承办单位核对无误后,再签字盖章。确需学校先签字盖章的,合同承办单位需严格审核认为无风险后,报请分管校领导批准或者学校决策会议审定。

第四十四条 在订立、变更、解除合同或者签订补充合同时,必须按规定签字用章,并确保变更、解除或者补充的合同与主合同的签字用章一致。

第四十五条 合同用章由学校授权的部门设专人保管,专人负责,严格履行审批手续,严格遵守用章程序,合法规范使用。合同用章的保管部门要将存放地点、保管人及联系方式报送学校办公室备案。如有变动,需重新报送备案。

第四十六条 除本办法规定的合同用章,其他的合同用章一律交由学校办公室保存或者销毁,不得用于签订合同。

第四十七条 学校内设的各部门或者单位不得在合同文本上加盖本部门或者本单位公章。

第四十八条 严禁在空白合同或者合同文本的空白页面签字和盖章。

第四十九条 除非紧急特殊情况,并经学校批准,不得携带合同专用章和学校公章外出签订合同。

第六章 合同的履行和监督

第五十条 学校建立合同履行监督制度。合同承办单位应全程监控生效合同的履行,督促对方当事人及时、正确、全面履行合同,确保合同有效履行。

第五十一条 合同履行过程中,需合同承办单位及其他有关部门或者个人协助和配合的,有关部门或者个人应提供必要的协助和配合,不得无故拒绝或者拖延。

第五十二条 合同承办单位应及时处理合同履行过程中出现的问题,在对方当事人可能或者已经出现违约情形,将给学校造成损失的,应及时向分管校领导报告,同时通报财务和法规部门,并采取必要的措施,注意收集、保全有关证据,防止损失的发生或者扩大。

第五十三条 遇到不可抗力、政策法律变化等情况,影响合同履行的,合同承办单位应及时以书面形式通知对方当事人,及时向分管校领导报告,同时通报财务和法规部门,并立即采取补救措施,防止损失的发生或者扩大。

第五十四条 合同生效后,确需补充、变更或者解除合同的,合同承办单位应及时向分管校领导报告,同时通报财务和法规部门,并按照本办法的规定进行合同审核或者论证,补充、变更或者解除合同的通知、协议等文件应采用书面形式。

第五十五条 学校财务部门负责合同履行的收付款工作,在履行付款义务时,以合同作为支付依据,对不符合合同约定的,拒绝付款。

第五十六条 对于与学校合作过程中不诚信、不守法的合同相对方,合同承办单位应及时通报财务和法规等部门,并建立违约失信黑名单。对列入黑名单的单位或者个人,学校今后不再与其订立合同。

第五十七条 学校成立由学校办公室、组织、人事、财务、监察、审计、法规等部门组成的合同监督检查工作小组,定期对合同承办单位所订立的合同以及合同管理工作进行监督和检查。

第七章 合同的纠纷处理和责任追究

第五十八条 合同纠纷的解决,一般以合同承办单位为主。发生纠纷的,合同承办单位应及时向分管校领导报告,必要时应及时向校长报告,并通报财务和法规等部门,积极收集证据,研究解决方案,向学校提出建议,尽快解决纠纷。

第五十九条 因合同纠纷引起仲裁或者诉讼的,合同承办单位应按照学校法律事务处理规定,及时依法处理,不得拖延和敷衍。

第六十条 合同承办单位、政策法规部门、法律顾问等在处理合同纠纷过程中应维护学校权益,纠纷处理完毕,应形成书面报告,说明纠纷处理的过程和结果。

第六十一条 学校内设的各部门、单位或者个人在合同签订、履行等过程中有下列情形之一的,学校根据情节轻重,追究部门负责人或者直接责任人纪律责任,给予警告、记过、降低岗位等级或者撤职、开除处分,同时给学校造成损失的,并追究其民事责任;涉嫌违法犯罪的,移送司法机关追究其法律责任:

(一)没有授权或者超出授权范围签订合同的;

(二)签订有重大缺陷的合同的;

(三)虚构事实或者隐瞒真相,与对方或者第三人恶意串通或者收受贿赂的;

(四)发生纠纷后隐瞒情况,不及时报告,或者不及时采取有效措施的;

(五)应当或者可以追究对方违约等合同责任而擅自放弃的;

(六)违反规定签字或者加盖合同用章,或者将合同用章提供给其他单位或者个人使用的;

(七)泄露学校合同意向、国家秘密、商业秘密、个人隐私或者其他信息的;

(八)违反规定擅自修改审核通过后的合同,给学校造成损失的;

(九)失职渎职或者违反廉洁规定,不积极认真履行合同,给学校造成损失的;

(十)不按规定保管、移交合同文本等资料,给学校造成损失的;

(十一)其他违反法律法规和学校规定,给学校造成损失的。

第八章 合同的备案和存档

第六十二条 学校对合同原件文本应至少持有两份,分别用于合同承办单位办理财务入账和学校档案馆存档,其他用途可使用合同原件的复印件。

第六十三条 合同承办单位和合同审查部门等应加强对合同文本及其他合同资料的管理,建立健全合同资料保管制度,设专人负责,防止合同资料丢失和泄露秘密。

第六十四条 合同承办单位应建立合同登记管理制度,按年度建立合同数据库,制定合同管理情况汇总表,并于每年年底将合同数据库和汇总表报送政策法规部门。

第六十五条 合同承办单位在办理合同事务时,应注意做好文字记录或者形成书面材料,对于合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中形成的关键资料和证据,应妥善加以收集和保管,不得遗弃、丢失和损毁。

第六十六条 合同承办单位协商有关合同事项,应形成会议记录;进行谈判应形成书面文件,必要时应请法律顾问参与谈判;对外发函应确认对方当事人收到,并妥善保管对方的回执、签字收据等材料。

第六十七条 按照本办法规定经过法律审查的合同,合同承办单位应及时将合同原件的复印件和电子版报送政策法规部门备案留存。

第六十八条 合同承办单位应按照学校档案管理规定,负责承办合同档案材料的立卷归档工作,于合同履行完毕当年将合同原件等档案材料移交学校档案馆存档。

第六十九条 对一般合同和重大合同,合同承办单位和政策法规部门应建立台账,加强合同的动态管理和综合评估。台账可记载以下内容:序号、合同编号、合同名称、签约单位、签约人、合同标的、合同金额、履行情况、违约情况、补充、变更、解除合同等事项。政策法规部门应建立分类合同的编号规则。

第九章 附  则

第七十条 本办法所称的“以上”、“以下”,包括本数;所称的“不满”,不包括本数。

第七十一条 合同承办单位可根据本办法制定与部门职责、业务性质相适应的专项合同管理办法,并报政策法规部门审核和备案。

第七十二条 本办法由学校政策法规部门负责解释。

第七十三条 本办法自2017年7月30日起施行。

常用链接
TEL:0451-82190015 TAX:0451-82190200 xxb@nefu.edu.cn
版权所有:东北林业大学学校办公室 技术支持:新犀新媒体
地址:中国 黑龙江 哈尔滨市香坊区和兴路26号 邮编:150040 黑ICP备05008406号 您是第位访客